Lorsqu'une entreprise ou département de service ne comporte qu'une seule personne, il peut être tentant de vouloir gérer ses demandes de service à l'aide d'un simple bloc note. Cependant, aussitôt que vous devez retranscrire certaines informations à propos de la demande de service ou que vous devez retrouver des informations à propos d'une demande de service effectuée dans le passé, il devient évident qu'utiliser un logiciel au lieu d'un bloc-notes pour faire la gestion de vos demandes de service vous fera gagner un temps précieux.
Il est également vrai que si un nouveau collaborateur se joint à vous, il devient alors indispensable d'avoir un logiciel. Non seulement ceci vous permet de sauver du temps, mais en centralisant les demandes de service des clients en un seul endroit il est plus facile de gérer votre entreprise efficacement et éviter d'éventuelles erreurs ou oublis.
Bref, même seul et sans aucun collaborateur, il n'y a que des avantages à utiliser un logiciel comme NewWaySERVICE pour le suivi de vos demandes de service, et voici pourquoi :
Lorsque vous recevez un appel d'un client pour une installation ou une réparation d'équipement, vous pourriez bien sûr prendre les informations en note manuellement sur un formulaire papier avec votre logo d'entreprise par exemple. Rendu sur place, vous pourriez continuer de remplir ce même formulaire en y saisissant cette fois-ci des informations à propos des travaux effectués ainsi que les pièces utilisées puis faire signer votre formulaire par votre client. Travail accompli! Hop!, chez un autre client.
De retour à votre atelier, vous allez probablement vouloir facturer vos clients, alors vous devrez retranscrire les informations que vous aviez déjà inscrites sur vos formulaires papier, mais sur des factures cette fois-ci. En effet, il n'existe malheureusement pas encore de fonction copier/coller pour des formulaires papier!
Vous voudrez probablement également mettre à jour votre inventaire de pièces pour y soustraire les pièces utilisées durant la journée. Donc encore de la saisie et retranscription manuelles à faire.
À la fin de la semaine, vous devrez peut-être à nouveau faire le tour de vos formulaires papier, mais cette fois, pour savoir combien d'heures votre technicien a travaillé. Après tout, c'est sa paye qui en dépend. Encore du temps perdu, cette fois-ci pour compiler de l'information.
Vous allez ensuite probablement classer votre formulaire papier dans un classeur. Qu'arrive-t-il si votre client vous rappelle un mois plus tard à propos de votre installation ou réparation? Vous devrez retourner fouiller dans votre classeur pour savoir ce qui a été fait ou installé. Le formulaire ne sera probablement pas très loin, car cela ne fait qu'un mois après tout. Mais si l'installation remonte à cinq ans par exemple, dans quel classeur sera situé le formulaire?
Maintenant, quelques mois ou années plus tard, vous constatez qu'il y a des problèmes avec une certaine pièce ou équipement, et vous aimeriez savoir chez quels clients vous l'avez installé. Oups, encore plusieurs heures perdues à fouiller le classeur, si ce n'est pas le week-end en entier!
Comme vous pouvez le constater, l'information saisie sur un formulaire papier ne permet pas d'être copiée/collée, ni d'être compilée si vous désirez par exemple connaître le nombre d'heures travaillées par vos techniciens, ni d'être recherchée si vous désirez rapidement retrouver une information comme la liste des demandes de service où vous avez installé une certaine pièce à problème par exemple. Bref, les précieuses informations saisies sur un formulaire papier sont inutilisables!
Pour simplement apporter une solution intelligente, abordable et facile à tous les problèmes énumérés ci-dessus!
Reprenons le même scénario, mais cette fois-ci en utilisant notre logiciel de service client NewWaySERVICE, pour faire le suivi des demandes de service reçues de la part de vos clients.
Lorsque vous recevez un appel d'un client pour une installation ou une réparation d'équipement, vous créez simplement une nouvelle demande de service (bon de travail) dans NewWaySERVICE. Si le client existe déjà, vous le sélectionnez simplement dans la liste. Ceci veut dire que vous n'aurez plus jamais à saisir une adresse client plus d'une fois dorénavant.
Rendu sur place, à l'aide de votre téléphone intelligent, tablette ou ordinateur portatif, vous accédez simplement au bon de travail que vous avez créé précédemment puis vous y saisissez les travaux que vous avez effectués et les pièces utilisées. Tant qu'à être sur place, pourquoi ne pas ajouter des photos de votre installation? Ce genre d'information pourrait être extrêmement utile éventuellement. Clic, clic, en quelques secondes, des photos sont maintenant associées au bon de travail! (Eh non, vous ne pouviez faire cela avec votre formulaire papier ;-) Il ne vous reste plus qu'à faire signer le client... sur l'écran tactile de votre appareil, tout simplement! Travail accompli! Hop!, chez un autre client.
De retour à votre atelier, vous allez probablement vouloir facturer vos clients. Imprimez simplement la facture pour ce bon de travail, car vous avez déjà saisi l'information dans le logiciel. Donc rien à retranscrire ou à saisir de nouveau. Mieux! Si vous avez activé certains automatismes dans NewWaySERVICE, votre client a peut-être déjà reçu une copie du bon de travail ou de la facture directement par courriel. Wow!
Pour votre inventaire, vous n'avez rien à faire, car aussitôt que vous avez saisi une pièce utilisée dans votre bon de travail, l'inventaire de NewWaySERVICE s'est mis automatiquement à jour. Merveilleux, n'est-ce pas?
À la fin de la semaine, vous désirez connaître le nombre d'heures que votre technicien a travaillé pour produire sa paye, vous n'avez qu'à exécuter un simple rapport qui vous donne cette information instantanément. Splendide!
Maintenant, qu'arrive-t-il si votre client vous rappelle un mois plus tard à propos de votre installation ou réparation? C'est simple, vous accédez simplement à sa fiche client et vous pouvez voir tous les bons de travail effectués pour ce client en un simple clic. Même ceux effectués il y 5, 10 ou 25 ans! Wow, wow et wow!
Maintenant vous constatez qu'il y a des problèmes avec une certaine pièce ou équipement, et vous aimeriez savoir chez quels clients vous l'avez installé? Aucun souci, accédez simplement à la fiche de la pièce en question et d'un simple clic, vous verrez la liste des clients et bons de travail où vous avez utilisé cette pièce! Encore plus Merveilleux! Arrêtez, je n'en peux plus!!!
Maintenant que vous êtes convaincu, vous pouvez commencer à utiliser NewWaySERVICE tout à fait gratuitement pour une période de 45 jours. Mieux! Puisque vous avez pris le temps de lire cet article, en cliquant sur le lien ci-dessous pour créer votre compte, doublez votre période d'essai gratuite. Oui oui, 90 jours tout à fait gratuitement au lieu de 45 et ce, peu importe le nombre d'utilisateurs! L'inscription se fait en moins de 30 secondes et aucune carte de crédit n'est demandée.
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Après la période d'essai gratuite, vous pouvez continuer à utiliser NewWaySERVICE pour aussi peu que 27.38$ ou moins par technicien, par mois.
Et vous ne payez que pour les techniciens! En effet, vous n'avez pas besoin de payer pour le personnel administratif ou les répartiteurs si vous n'avez pas à leur assigner de bons de travail.
En tout temps, au besoin, augmentez ou diminuez le nombre de techniciens en quelques clics. C'est aussi simple que cela. Il n'y a aucuns frais cachés ni aucune autre option à acheter en surplus. Tout est inclus, même l'assistance!
NewWaySERVICE inclut une multitude d'options que vous pouvez utiliser, ou non, selon vos besoins. Il n'est pas obligatoire d'utiliser toutes ces options, car chaque entreprise est différente après tout.
Vous pouvez commencer par utiliser les options de base de NewWaySERVICE comme la gestion et le suivi de vos demandes de service, la gestion de vos clients ou de vos équipements puis plus tard, explorer les autres options comme la gestion des pièces de rechange, inventaire et commandes d'achat.
Pourquoi se presser, tout est inclus après tout. Vous n'êtes donc pas obligé de maîtriser toutes les options du logiciel dès la première semaine. Allez-y à votre rythme!
Voici donc quelques options incluses avec NewWaySERVICE :
Gestion des demandes de service : planification des rendez-vous; carte Google Maps® pour voir en temps réel la position des techniciens ou la localisation des clients; travaux effectués; chronomètre pour les techniciens qui préfèrent chronométrer le temps travaillé; capture de la signature du client.
Calendrier des rendez-vous de type "glisser-déposer" (drag and drop) avec vues de type planning ou verticales par mois, semaine, jour, technicien ou par bon de travail. Une gestion des horaires de travail pour que NewWaySERVICE puisse planifier des rendez-vous sur les heures de travail de vos techniciens.
Gestion des clients : zones, contacts et succursales; banques d'heures; taux de service personnalisés.
Gestion des équipements : contrats de service; garanties; horaires d'entretien; maintenance préventive.
Gestion des pièces de rechange utilisées : inventaire multi-entrepôts avec gestion des quantités minimum à garder, en stock, à recevoir, à prévoir et à commander; fournisseurs; commandes d'achat et réceptions.
Un portail client personnalisé (et personnalisable) dédié avec votre nom d'entreprise et logo, où vos clients peuvent facilement soumettre leurs demandes de service; un tableau de bord; ajout de documents ou photos aux bons de travail, équipement, client, ou autre; une base de connaissances; options reporting; exportation de données ou synchronisation avec d'autres logiciels comme QuickBooks® par exemple; une API (Application Programming Interface) pour les développeurs est également incluse.
Personnalisation de l'application comme l'ajout de champs personnalisés; changement de terminologie (vous n'aimez pas le terme Bon de travail, changez-le pour Demande de service, Ticket ou ce que vous désirez); couleurs selon le statut du bon de travail; notifications automatisées : par exemple recevez un courriel lorsqu'un bon de travail change de statut, le contrat de service ou garantie d'un équipement vient à échéance ou qu'une banque d'heures est sur le point d'être vide. Interface utilisateur 100% réactive ("responsive") et s'adapte, peu importe la taille et l'orientation de l'écran.
NewWaySERVICE étant un logiciel 100% web, vous n'avez donc rien à installer de votre côté, aucune maintenance à faire, aucun casse-tête de serveur, de prise de copie, etc. Un simple fureteur web suffit pour accéder à NewWaySERVICE, 24 heures par jour, 7 jours par semaine. NewWaySERVICE vous permet ainsi de faire une gestion de votre service client d'une manière intelligente, simple, efficace et sans papier.
NewWaySERVICE est un logiciel développé et géré par OroLogic Inc. Fondée en 1996, OroLogic est une entreprise canadienne spécialisée dans le développement de logiciels de feuille de temps en ligne et d'outils de ticketing pour le service client. La gamme des produits que nous offrons est de la plus haute qualité, nous assurant ainsi la pleine satisfaction de notre clientèle et une confiance toujours croissante.