NewWaySERVICE
Logiciel Service Client pour suivre vos demandes de service
Logiciel de Service Client facile à utiliser
NewWaySERVICE vous permet de faire facilement le suivi et la gestion de vos demandes de service, peu importe votre secteur d'activité. En effet, NewWaySERVICE permet de gérer et faire le suivi de tous types de demandes de réparation, de maintenance, de support, d'informations ou autres.
Principalement, NewWaySERVICE vous permet de suivre chaque demande de service (bon de travail) du début à la fin et de connaître le temps que chacun de vos techniciens a passé sur celui-ci. Les heures travaillées peuvent être automatiquement calculées à l'aide d'un chronomètre qui peut être démarré et arrêté à l'aide d'un simple clic sur un bouton. Les heures travaillées peuvent également être différentes des heures que vous désirez facturer à votre client, ce qui peut être très pratique pour la facturation.
En plus d'y saisir le temps travaillé et une description des travaux effectués, les techniciens peuvent saisir les pièces qui ont dû être utilisées ou remplacées sur chaque bon de travail. Dans un tel cas, l'inventaire des pièces dans le logiciel est automatiquement mis à jour. Plusieurs autres informations peuvent également être saisies sur chaque bon de travail. Des fichiers peuvent y être joints, par exemple des photos que votre technicien aurait prises sur place et qui peuvent être incluses directement dans le bon de travail à l'aide de son téléphone intelligent.
NewWaySERVICE est une application Web de type infonuagique (cloud computing). Son interface utilisateur 100% réactive ("responsive") s'adapte peu importe la taille et l'orientation de l'écran. Vous pouvez ainsi accéder à l'application à l'aide d'un ordinateur de table, d'une tablette ou d'un téléphone intelligent, ce qui fait de NewWaySERVICE le logiciel service client idéal autant pour les techniciens en atelier que sur la route.
Aucune App n'a besoin d’être installée, car NewWaySERVICE est une WebApp. Un simple fureteur web suffit pour accéder à NewWaySERVICE, 24 heures par jour, 7 jours par semaine. NewWaySERVICE vous permet ainsi de faire une gestion de vos bons de travail sans aucun papier.
Planifiez facilement les rendez-vous de vos techniciens
NewWaySERVICE vous permet de configurer l’horaire de travail de chacun de vos techniciens. Ainsi, les rendez-vous suggérés par l’application sont toujours en accord avec les disponibilités de chacun. L’assignation de rendez-vous peut se faire lors de la création d’un bon de travail ou simplement plus tard. En fait, les rendez-vous ne sont pas obligatoires. Un bon de travail pourrait contenir plusieurs ou aucun rendez-vous.
Pour une vue et gestion globale de vos rendez-vous, accédez au Calendrier des rendez-vous où vous pouvez y modifier les rendez-vous simplement à l’aide du "glisser-déposer" (drag and drop). Plusieurs vues de types planning ou verticales sont disponibles, que ce soit par mois, par semaine, par jour, par technicien ou par bon de travail. Les rendez-vous sont affichés en couleur selon le statut du bon de travail ce qui en facilite la gestion et vous pouvez accéder directement à chaque bon de travail directement à partir du Calendrier des rendez-vous.
Les rendez-vous peuvent être filtrés par zones puisque chaque client est assigné à une zone et chaque technicien peut couvrir une ou plusieurs zones. Voyez en temps réel sur une carte (Google Maps®) la localisation de vos clients et techniciens à l’aide du GPS de leur téléphone intelligent.
Gestion des clients, des équipements et de la maintenance
La gestion des clients est simple et vous offre plusieurs fonctionnalités intéressantes dont des taux de service personnalisés par client, une gestion des banques d’heures, des contacts, succursales et bien plus.
Notre logiciel de gestion du service client vous permet également de suivre chacun de vos équipements ou ceux de vos clients que ce soit des équipements loués, vendus ou que vous devez simplement entretenir. En assignant un numéro de série unique à chaque équipement, vous pourrez suivre les travaux effectués sur chacun d'eux. Une multitude d’informations peuvent être saisies pour chaque équipement comme la date de la vente, les informations sur la garantie ou contrat de service et vous pouvez même y attacher des documents ou photos.
Vous pouvez également gérer les tâches récurrentes comme pour la maintenance préventive en créant des horaires d’entretien sur les équipements. Par exemple, si vous devez effectuer un entretien sur un équipement spécifique tous les 3 mois, vous pouvez créer un horaire d'entretien et NewWaySERVICE créera automatiquement un bon de travail pour cet équipement tous les 3 mois. Vous désirez plutôt envoyer un courriel à votre technicien ou client pour l’avertir que la garantie ou contrat de service de son équipement se termine bientôt, c’est également le genre d’automatisme que vous pouvez facilement configurer dans NewWaySERVICE.
Gérez vos commandes d'achat et votre inventaire
NewWaySERVICE ajuste automatiquement l'inventaire lorsque les techniciens utilisent des pièces sur les bons de travail. Vous pouvez définir un entrepôt par défaut (par exemple un camion) pour chaque technicien pour indiquer à partir de quel entrepôt par défaut, les pièces devraient être déduites. En effet, NewWaySERVICE est également multientrepôts. Voyez en temps réel pour chaque pièce des informations utiles comme la quantité minimum à garder, la quantité en stock, à recevoir, à prévoir et à commander.
Un module d’achat et de réception vous permet de faire le suivi complet de vos achats auprès de vos fournisseurs. NewWaySERVICE vous offre également beaucoup de souplesse à ce niveau comme la possibilité de faire expédier votre commande d’achat à l’adresse de votre entreprise, à un de vos entrepôts ou directement chez un de vos clients ainsi que la possibilité de faire plusieurs réceptions pour une même commande d’achat.
Vous pouvez aussi faire la gestion des numéros de pièces de chaque fournisseur, pratique lorsque ceux-ci diffèrent de vos propres numéros de pièces. Vous pouvez même associer des pièces à chacun de vos types d’équipement. Ceci accélère grandement la saisie de pièces utilisées sur les bons de travail.
Donnez accès à vos clients via le Portail Client
NewWaySERVICE inclut même un portail client. En activant le portail client, vous permettez à vos clients de soumettre eux-mêmes leurs demandes de service via un formulaire en ligne dédié à votre entreprise avec votre nom d’entreprise et votre logo que vous pouvez configurer en quelques clics de souris selon vos besoins.
Toutes les demandes reçues via ce formulaire s’enregistrent automatiquement dans votre liste de bons de travail. Mieux, NewWaySERVICE peut également envoyer un courriel automatiquement à votre client ou technicien avec le numéro de bon de travail une fois le formulaire soumis. Ce formulaire est une manière simple de recevoir les demandes de vos clients et donnera à coup sûr une image professionnelle à votre entreprise.
Le portail client n’est pas simplement un formulaire pour permettre à vos clients de soumettre une demande de service. Si vous le désirez, à partir du portail client, vous pouvez même donner accès à vos clients à des informations sur leurs bons de travail ou leur banque d’heures.
Beaucoup d'options pratiques et intelligentes
Personnalisation de l'application: Beaucoup de choses peuvent être personnalisées que ce soit la description des statuts ou priorités de vos bons de travail ou les termes employés dans l’application. Vous n’aimez pas le terme Bon de travail? Changez-le simplement pour Demande de service, Appel de service, Requête, Ticket ou autre. Il sera changé instantanément partout dans l’application et même dans les rapports et formulaires.
Ajoutez des champs additionnels partout dans l’application. Vous avez besoin d’une liste déroulante supplémentaire dans la fiche du client ou d’une case à cocher dans le bon de travail ? Pas de problème, ajoutez n’importe quel type de champs en quelques clics de souris.
Capturez la signature de vos clients: Fini le papier! NewWaySERVICE vous permet de capturer la signature de vos clients. Votre client peut signer directement sur l'écran tactile de votre téléphone ou tablette, ou en utilisant la souris de votre ordinateur.
Clavardage (Chat): Clavardez avec les autres techniciens, répartiteurs ou autres utilisateurs. Échangez même des fichiers ou photos directement via le chat.
Accès limité aux données pour vos sous-traitants: Si vous avez des sous-traitants qui travaillent pour votre entreprise, NewWaySERVICE vous permet de limiter les données auxquelles ceux-ci peuvent accéder. Vous pourriez par exemple leur donner accès uniquement à leurs bons de travail ou clients.
Notifications par courriel: Envoyer automatiquement un courriel lorsqu'un bon de travail d'un statut particulier demeure inchangé pendant un certain temps. Ceci est très utile pour les bons de travail de haute priorité. Des notifications peuvent également être programmées pour envoyer automatiquement un courriel lorsque la garantie ou le contrat de service d'un équipement expirera bientôt ou qu’une banque d’heures est sur le point d’être vide.
Utilisez également les notifications pour envoyer automatiquement un courriel lorsque le statut d'un bon de travail est changé. Par exemple, vous aimeriez peut-être envoyer automatiquement un courriel à votre client lorsque son bon de travail est complété.
Vous pouvez créez des modèles de courriel personnalisés. Des variables comme par exemple le Numéro du bon de travail ou Nom du client peuvent également y être ajoutés pour rendre le texte de vos courriels dynamique.
Joindre des documents: Vous pouvez joindre des documents comme des fichiers PDF, des images ou autres fichiers à chacun de vos bons de travail, fiche client, etc. La plupart des modules de NewWaySERVICE vous permettent de joindre des documents.
Base de connaissances: Cette option est particulièrement utile pour garder des informations (sous forme d'articles) que vos techniciens peuvent consulter au besoin dans le cadre de leurs fonctions. Cette option pourrait être également utilisée pour garder des informations (par exemple des procédures) que vous pourriez faire parvenir à vos clients.
Rapports et exportations de données: Une multitude de rapports sont disponibles dans l’application. Vous pouvez configurer les rapports, les enregistrer pour une utilisation ultérieure et même les partager avec d’autres utilisateurs. Il est également possible d’exporter la plupart des données dans des fichiers Excel, Calc (Tableur Open Document/LibreOffice), texte ou autre.
Synchronisation de données: Synchroniser vos clients, fournisseurs, pièces et quantités en stock. Transférez même vos bons de travail en factures vers QuickBooks®.
API pour les développeurs: Une API (Application Programming Interface) est également incluse avec NewWaySERVICE. Une API est simplement une interface de programmation qui vous permet d'échanger des informations entre NewWaySERVICE et d'autres logiciels. N’importe quel langage de programmation peut être utilisé avec l’API. Consultez la documentation pour plus d’informations sur le fonctionnement de l'API.
Prêt à être utilisé immédiatement
Une fois votre compte créé, l’assistant de mise en route s'affiche automatiquement. Suivez les quelques étapes faciles à l'écran pour commencer à utiliser NewWaySERVICE immédiatement. C'est simple! Un guide d'utilisation complet est également disponible au besoin. Créez votre compte d'essai gratuit et commencez à gérer votre service client dès maintenant!
Depuis 1999, OroLogic a ouvert ses portes sur le marché mondial avec son site en ligne sécurisé. Maintenant utilisés partout à travers le monde, nos logiciels jouissent d'une excellente réputation. La rapidité et la qualité de notre service prévente et après-vente sont également très appréciées, et souvent soulignées par nos clients.