Ajout d'un bon de travail.
À partir de l'onglet Bons de travail, cliquez sur le bouton Ajouter un bon de travail.
Cliquez sur la liste déroulante pour sélectionner le client désiré ou cliquez dans la case Client puis commencer à saisir le nom de votre client.
À mesure que vous saisissez le nom, NewWaySERVICE vous propose des clients déjà saisis dans l'application qui correspondent aux caractères saisis.
Dans le cas où le client saisit n'existe pas encore dans l'application, celui-ci sera automatiquement créé lorsque vous enregistrerez votre bon de travail.
Saisissez ensuite la description des travaux à effectuer.
Au besoin, vous pouvez également saisir d'autres informations dans le bon de travail comme par exemple des instructions spéciales pour votre technicien.
Cliquer dans la case Type d'équipement si vous désirez spécifier un type d'équipement dans votre bon travail. Cette information est optionnelle.
Comme pour le client, commencez à saisir le type d'équipement et NewWaySERVICE vous proposera une liste de types d'équipement déjà saisi dans l'application.
Dans le cas où le type d'équipement saisi n'existe pas, celui ci sera automatiquement créé lorsque vous enregistrerez votre bon de travail.
Vous pouvez indiquer de facturer un client différent en cochant la case Facturer un autre client.
Les rendez-vous sont optionnels. Il n'est pas obligatoire de saisir de rendez-vous dans un bon de travail. Un bon travail pourrait également contenir plusieurs rendez-vous à différentes dates, heures et techniciens.
Par défaut, NewWaySERVICE vous propose quelques rendez-vous dans la liste déroulante Disponibilités selon l'horaire et les disponibilités de chacun de vos techniciens.
Si les rendez vous proposés ne conviennent pas, vous pouvez accéder directement au calendrier des rendez-vous en cliquant sur le bouton Modifier via le calendrier des rendez-vous.
Vous remarquerez qu'une plage de rendez-vous clignote. C'est le rendez-vous proposé par NewWaySERVICE. Vous pouvez déplacer ou redimensionner ce rendez-vous directement dans le calendrier.
Cliquez sur le bouton Fermer pour accepter votre choix.
Au retour, vous pouvez constater que le changement effectué via le calendrier des rendez-vous est affiché.
Ensuite, au besoin, changez le statut ainsi que la priorité du bon de travail.
Vous pouvez spécifier un technicien qui sera responsable de ce bon de travail. Celui-ci peut être différent du technicien spécifié dans le rendez-vous.
Vous pouvez au besoin, étiquetter votre bon de travail. Vous pouvez créer autant d'étiquettes que vous le désirez. Ceci peut être très pratique pour classer ou différencier certains bons de travail.
Cliquez finalement sur le bouton Enregistrer pour enregistrer votre bon de travail.
Une fois votre bon de travail créé, vous pouvez l'imprimer si vous le désirez.
Vous pouvez également envoyer votre bon de travail par courriel.
Vous pouvez créer vos propres modèles de courriel. Ceci vous évite de saisir le corps du message à chaque fois. Vous pouvez également joindre à votre courriel une copie imprimée du bon de travail en format PDF.
Au besoin, d'autres informations peuvent être ajoutées au bon de travail comme des équipements additionnels, des pièces de rechange à prévoir ou à commander et vous pouvez même y joindre des documents de tous types.
Vos techniciens peuvent également se connecter à NewWaySERVICE. Disons que celui-ci s'appelle Pierre Roy. Une fois connecté, Pierre clique simplement sur l'onglet Tableau de bord et le sous-onglet Rendez-vous pour voir la liste de ses bons de travail de la journée.
En cliquant sur un bon de travail, votre technicien peut le consulter et également y saisir le travail qu'il a effectué en cliquant sur le bouton Ajouter un travail effectué. Saisissez l'heure de début ainsi que la durée puis une description des travaux effectués.
Vous pouvez y saisir les pièces de rechange utilisées. Celles ci seront automatiquement soustraites de l'inventaire. Par défaut, les pièces sont soustraites de l'entrepôt qui est assignée par défaut au technicien.
Cela pourrait par exemple être son camion, mais le technicien pourrait spécifier un entrepôt différent au besoin.
La section main-d'oeuvre est utilisée pour indiquer le temps facturable qui peut être différent du temps réellement travaillé.
Vous pouvez configurer NewWaySERVICE pour que le temps saisi dans la case Temps travaillé soit automatiquement copié dans cette section.
Votre technicien peut également accéder à NewWaySERVICE à l'aide d'autres types d'appareil comme son téléphone intelligent.
Voyez que dans un tel cas, l'interface utilisateur s'ajuste automatiquement selon la grosseur de l'écran. C'est ce qu'on appelle une interface réactive.
Donc, que votre techniciens utilisent un ordinateur de bureau, une tablette ou un téléphone intelligent, il aura toujours droit à une interface complète et agréable à utiliser.
Une fois le bon de travail terminé, votre technicien pourrait même prendre une ou des photos de l'équipement réparé. Ceci se fait très facilement par exemple à l'aide de son téléphone intelligent.
Sur place, votre technicien peut également faire signer le client directement sur l'écran tactile de son téléphone intelligent.
La date et l'heure seront également inscrites dans la signature à des fins d'authenticité.
En terminant, si vous le désirez, votre technicien peut également changer le statut du bon de travail.
Vous pouvez même configurer NewWaySERVICE pour automatiquement envoyer un courriel à votre client ou toute autre personne, pour l'avertir de l'état du bon de travail.